客户案例｜云杉网络在线文档协同工具的选择
北京云杉世纪网络科技有限公司（以下简称‘云杉网络’）是一家SDN实践创新企业，团队分布在北京、苏州、上海、深圳、广州、成都等地。随着公司近两年产品化战略的贯彻和团队规模的扩大，2019年开始，公司内部各团队间文档在线协同的需求越来越突出。
早年一线团队和产品研发部门对客户需求的响应主要以邮件、IM工具甚至电话为主。但客户需求的跟踪和交付、产品版本的快速迭代既不是CRM系统承载的主体、也不是Jira或Teambition等团队协同工具适用的场景。
团队迫切需要一款以文档在线协同管理为核心功能的产品，当时市面上主打团队协同的产品屈指可数，无非是Google Docs、Quip、金山系和微软系的在线文档产品再加上后起之秀如石墨等。
为什么必须是在线文档？
在选择产品时我们从不看任何客户端产品的表现，究其原因，首先是“一致性”和“及时性”，其次是“安全性”，安全性的话题先按下不表。
团队不止一次遇到一致性的问题。众所周知，MS Office的客户端在 Windows 和 macOS 下的呈现都无法做到一致，想解决这个问题目前看来只有Web的方式。交付团队完全不希望自己的文档在一线同事（直面客户的销售和售前）电脑上打开后样式混乱、尤其是还需要其他团队按需修改的一些设计精美的交付物往往还需要其他团队按需修改。我甚至固执地认为，在一致性这个问题上，“唯有Web、也只有Web才是未来”。
及时性与一致性的关系十分密切。回首当年IM群里文件互掷、邮件满天飞、不同人的修订和批注需要合并.......团队多人在线“实时编辑、所见即所得”是多么美妙的世界啊。打开文档的编辑记录，任何人的修订都一目了然；再也不用担心领导们随时会质问为什么他们的修订内容没有加进去。对于要及时确认的内容所有参与的人都可以第一时间看到最新版的定稿。沟通和协调的成本大幅降低。
为什么是金山文档？
当时中美贸易战正酣，团队在产品选择上面临如下几个方面的考量：
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国内产品 vs. 国外产品：考虑当时贸易战的情形，基本上倾向于选择国内产品。
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移动端 vs. 电脑端：若论生产力工具，自然是PC无疑，对移动端的诉求主要是“及时收到通知”和“基本内容预览”两方面。
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免费 vs. 付费：团队一致认为，借助开源工具自行搭建或免费版的方案不具有可行性，应该购买一款稳定可靠的商用产品，最好是上市公司的产品。
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核心功能 vs. 附加功能：由于我们的文档不仅面向团队内部，还经常有对外传递的需求，因此首先要确保能够与MS的Word、PPT、Excel三大件兼容。不要小看这个兼容性问题，基础功能往往才是见真章的地方。除此之外的功能无非是锦上添花罢了。
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内部邮件截图
经过上述筛选，以Google Docs和Office 365为代表的海外产品首先被pass掉了，进入视线的产品便只有金山文档、飞书文档、腾讯文档、石墨文档等。但2019年的多数在线文档协同工具例如飞书、腾讯文档等要么没有Slides功能、要么功能羸弱，最终团队经过多方测试，最终选择了金山文档。
金山文档的团队和产品
我们本身也是做To B产品的公司，对于该如何应答用户反馈的痛点有切身的体会。在完成测试后，我们联系金山文档提出采购需求。彼时的金山文档尚在市场推广阶段，官方一方面不断延长我们的企业级权限的使用周期，另一方面甚至在产品定价上不断征求我们的意见。对于我们在产品测试和使用过程中的反馈，都及时反馈、积极应答。
总体而言，我们在使用过程中产生的反馈主要包括功能性和易用性两个方面。对于功能性问题，金山文档的产品团队都能做到及时响应和迅速解决，对于短时间内无法处理的问题也都给出了相应的排期规划。例如，有一次我们发现在线Slides的文字编辑功能无法像Word那样可以对特殊字符进行上标或下标排版，金山文档团队在接到反馈后迅速解决了这个问题；还有一次，当我浏览其他同事发来的共享文档所在目录时遇到了bug，金山文档团队也是迅速定位并修复了问题。
当然也有一些来自用户的需求受限于整体规划不能迅速实现，通常金山文档团队会告知用户需求是否进入排期和相应的时间节点，例如文本编辑中对Markdown语法的支持。
对于易用性问题，金山文档团队则更喜欢和用户深入沟通、详细调研——他们迫切想知道用户为什么会这么想、这么使用。对于他们已经深思熟虑过的设计，则会耐心跟用户解释其中的逻辑，对于用户提出的易用性缺陷则从善如流。反观某BAT大厂，我们也是其企业级产品付费用户，但数次反馈产品问题都泥牛入海，整个沟通过程体验极差、令人愤懑。
2020年新冠肺炎病毒爆发，面对汹涌而来的视频会议需求，其他几家抢在线文档风口的厂商先后推出了各自的会议产品并大肆推广。金山文档也在产品中内置了会议功能的入口，但整体的思路相对较为克制、还是以“文档协同”为出发点，即“面向文档开会”——而非为了开会而开会。但局限性也相当明显，大多数开会的场景往往会展示除了文档本身以外的内容，需要诸如共享（多人、不同的）屏幕等等。但令我们团队眼前一亮的地方是流程图，我们的产品研发团队大家对这个“工具”交口称赞。尽管金山文档把流程图、表单、思维导图与“三大件”并列，但我们团队根据自己的使用场景把流程图当作一个画图工具使用——用来解决以往在Slides中绘图的不足。当然，每个用户对金山文档都有自己的使用习惯和理解，只要能提高效率，用户怎么用都有道理。除此之外，金山文档也在每个产品模块入口都大量增加了模板推荐，这对用户来说无疑是个巨大的帮助。
文档的迁移先后经历了一个多月时间，由于之前各团队文档分散在各处（海内外多家产品），并且对文档的管理有不同的权限要求，我们分批次进行了迁移。在迁移过程中也遇到了上传大小限制、文档样式一致性等问题。经过与金山文档团队的沟通都得到了妥善的解决。
实际使用场景中，我们并非把金山文档作为“文档协同”的单一用途，更多时候把金山文档作为个人工作内容（文档）+云盘的“云桌面”来使用。你可以把任何需要经常访问和处理的工作文件上传到企业空间，然后在各种需要处理的场合随时随地打开浏览器登录账号就可以继续处理工作。
权限管理是我们作为企业用户尤为看重的地方。安全性与在线文档的一致性和及时性可以说不相伯仲。企业中的人员增减和流动是很自然的事情，试想如果文档的访问权限不善加管理，企业将面临核心数据泄露的巨大风险。
市面上免费版的在线文档产品，其权限管理多以文档本身为对象。以免费的Google Docs为例，用户A创建的共享文件夹，邀请了用户B参与协同并禁止其他人未经许可加入共享，如果用户B在该文件夹下再创建子文件夹，则用户B可以邀请任意其他人访问自己创建的子文件夹内容。如果在一个团队项目中，作为文档创建者的A离开了团队，他仍然可以不受限制地访问自己创建的所有文档——除非他移交全部文档的所有者权限并被继承者移除访问许可。
作为企业用户，显然不会允许上述情况发生。金山文档针对企业用户首先避免了以文档为对象的权限管理设计，并针对企业组织架构做了更为精细的权限管理。增减员不会影响组织内外的文档访问逻辑，管理员还可以对不同的子部门或子文件夹做诸如有限访问、禁止复制修改或下载、禁止分享或删除、添加水印等一些列极为精细的控制。只要设置的当，企业中不同的角色可以按照自己的个性化需求进行合理的访问控制。
金山文档的团队十分谦和，多次的交流过程中他们从未以大厂自居，对用户多次强调金山文档是一个小团队，始终保持着谦逊、低调的风格。每当用户对产品演进有任何的建议，他们都耐心倾听并认真向用户解释当前的产品规划。当然，市场也不会辜负认真做事的团队，金山办公近两年的股价就是一个证明。
